Запросы – это объекты базы данных, являющиеся основным инструментом выборки, обновления и обработки данных в таблицах. Результат выполнения запроса – это новая, чаще всего временная таблица, которая обычно существует до закрытия запроса, но может быть также сохранена в базе данных MS Access для дальнейшей работы.

Приведем пример создания однотабличного запроса в MS Access с использованием логических операций. Например, надо выбрать из таблицы «Товар» те товары, цена которых не превышает 1000 рублей, а НДС не превышает 10%. Также нужно выбрать товары, цена которых более 2500 рублей не зависимо от ставки НДС. Результат выполнения запроса должен содержать наименование товара, его цену и ставку НДС. Таким образом, запрос будет являться новой таблицей, скомпонованной из таблицы «Товар» по особому алгоритму, который мы зададим в MS Access при помощи Конструктора запросов.

Для создания запроса нужно выбрать главное меню «Создание» и в интерфейсной группе «Другие» нажать «Конструктор запросов». В результате открывается окно «Добавление таблицы», в  котором нужно выбрать таблицу, на основании которой будет создаваться запрос. Мы собираемся создавать запрос по таблице «Товар», поэтому в окне «Добавление таблицы» выбираем «Товар». После нажатия кнопки «Добавить» и закрытия окна «Добавление таблицы», в области данных появляется новая закладка с именем «Запрос1». В этой закладке — таблица «Товар»,  схематически показанная в виде прямоугольника с именем и полями таблицы.

Окно Конструктора запросов состоит из двух частей. В верхней части окна находится панель, отображающая схему данных запроса, то есть выбранные для него таблицы. Нижняя панель является бланком запроса, который надо заполнить. В зависимости от заполнения бланка запроса будет сформирован алгоритм запроса, по которому будут выбираться данные. Кроме того, на ленте появляется новое меню «Конструктор», относящееся к работе с запросами. В этом меню обратите внимание на интерфейсную группу «Тип запроса». В этой группе в виде нажатой кнопки задается тип запроса. В нашем случае мы формируем запрос типа «Выбор». Для создания запроса другого типа, например типа «Объединение» или «Обновление», надо нажать соответствующую кнопку Типа запроса.

Далее рассмотрим заполнение Бланка запроса. Бланк запроса представлен в виде таблицы. Такая таблица нужна для определения структуры таблицы-результата запроса и задания условий отбора записей. Каждый столбец бланка запроса относится к одному полю. Поля могут использоваться для включения их в таблицу — результат запроса, задания условия отбора записей и сортировки, для выполнения вычислений.

При формировании бланка запроса нужно в строку «Поле» включить имя поля, которое будет использоваться в запросе;

В строке «Имя таблицы» — указываем Таблицу, которая содержит это поле;

В строке «Сортировка» задается порядок сортировки записей результата;

В строке «Вывод на экран» отмечаются поля, которые должны быть отображены в результирующей таблице;

В строке «Условие отбора» задаются условия отбора записей;

В строке «Или» — альтернативные условия отбора записей.

Итак, мы хотим включить в результат запроса 3 поля таблицы «Товар»: «Наименование товара», «Цена» и «Ставка НДС».

Для этого выберем в первом столбце бланка запроса в строке «Поле» = «Наим_Тов» (Наименование товара), в строке «Имя таблицы» автоматически появится название таблицы «Товар». Аналогично во втором столбце бланка выберем «Поле» = «Цена». Третий столбец бланка заполним другим способом: наводим курсор на поле «Ставка_НДС», нажимаем левую кнопку, перетаскиваем это поле в третий столбец бланка и отпускаем. В третьем столбце появится поле «Ставка_НДС». Во всех трех столбцах запроса должен также стоять флаг «Вывод на экран».

Далее заполним строки «Условие отбора» и «Или» которые укажут критерии отбора.

Для первого условия в строке «Условие отбора» в столбце «Цена» укажем <1000, а в столбце «Ставка_НДС» <=0.1 (<10%).

Для второго условия в строке «Или» в столбце «Цена» укажем  >2500.

Между условиями, записанными в одной строке применяется логическое «И», а между записанными в разных строках — логическое Или, поэтому в результат запроса попадут записи, удовлетворяющие хотя бы одному из 2-х условий, описанных выше.

Для выполнения запроса находим на ленте в группе «Результаты» и нажимаем кнопку «Выполнить». После выполнения запроса в области данных появится новая вкладка «Запрос1», содержащая таблицу-результат запроса имеющую 3 поля и 2 записи. Открыв для просмотра таблицу «Товар», мы можем убедиться, что в результат запроса попали именно те 2 записи, которые соответствуют условиям отбора.

Для сохранения результатов запроса в базе данных нажимаем кнопку «Сохранить» на Панели быстрого доступа, в открывшемся окне указываем имя запроса (по умолчанию «Запрос1») и нажимаем «ОК». Запрос под указанным именем появляется в области переходов MS Access, под именем таблицы «Товар», из которой он был сформирован.

Подведем итоги этого урока. Запросы любой сложности можно построить с помощью Конструктора запросов. Запросы могут получать данные из одной или нескольких связанных таблиц, а также из существующих запросов и комбинаций запросов и таблиц. Результаты запроса можно сохранить в виде таблицы и использовать для дальнейшей работы в MS Access.